7 façons pour bien gérer la fermeture imprévue de votre entreprise

Une catastrophe naturelle emporte le toit de votre entreprise. Des cybercriminels s’attaquent à vos systèmes informatiques. Une épidémie éclate et tous vos collaborateurs se retrouvent littéralement cloués au lit, en même temps.

Croisons les doigts pour que cela ne vous arrive jamais, car le risque est en effet minime. Mais quand même : tôt ou tard votre entreprise devra faire face à des défis qui dans le pire des cas vous obligeront à fermer involontairement. Comment éviter la panique ou pire, la fermeture définitive de votre entreprise ?

En vous préparant à « l’impréparable ». Dès aujourd’hui.

Voilà comment assurer la continuité de votre entreprise en cas de catastrophe

Il est impossible d’anticiper chaque contretemps possible. Mais vous pouvez bien améliorer la flexibilité de votre société afin de pouvoir vous adapter rapidement si les circonstances changent soudainement. Sans pour autant prétendre à être exhaustifs, nous vous encourageons à réfléchir d’ores et déjà à ces aspects :

Comment votre entreprise réagit-elle en cas de catastrophe ?

Peu importe la forme de cette catastrophe - le bâtiment de votre entreprise devient inutilisable, vous êtes vous-même en incapacité de travail, une machine cruciale tombe en panne… vous vous féliciterez d’avoir prévu un plan d’action.

Prenez donc le temps d’établir un plan de reprise après sinistre qui décrit les procédures à suivre en fonction des différentes situations de crise. Quelles situations signifieraient une réelle crise pour votre entreprise ? Quelles sont les mesures à prendre et dans quel ordre ? Quels sont les aspects auxquels vous devez penser à un tel moment ? Qui prend quelle responsabilité ?

Il est aussi intéressant de faire la distinction entre ce qui doit être fait de suite et à moyen terme. Comment remettre votre entreprise à nouveau sur les rails, pour continuer à vendre et générer des revenus, même si c’est d’une autre façon que celle à laquelle vous êtes habitué ?

Votre plan d’action doit aussi contenir un plan de communication de crise dans lequel vous avez élaboré comment vous allez communiquer et qui vous devez informer (employés, clients, fournisseurs, actionnaires…).

Votre bâtiment d’entreprise est-il résistant aux chocs ?

En Belgique aussi, le changement climatique se fait ressentir de plus en plus intensément. Il est donc judicieux de (faire) contrôler toutes les quelques années la solidité de votre bâtiment d’entreprise. Des pluies plus abondantes ou de longues périodes sèches peuvent accélérer la détérioration de votre bâtiment ou même causer son affaissement.

Sachez qu’il ne faut pas nécessairement une catastrophe naturelle pour que votre entreprise soit sinistrée. Même une tempête ordinaire peut être suffisamment violente pour vous causer des ennuis. N’hésitez donc pas à consulter cette liste de conseils pour prévenir les dégâts des eaux suite aux tempêtes.

Vos systèmes numériques sont-ils suffisamment sécurisés ?

La cybercriminalité ou un « bug » informatique dans votre serveur ou vos ordinateurs peuvent paralyser virtuellement votre entreprise. Analysez votre système afin de détecter des « fuites » (potentielles) et rendez-le étanche le plus vite possible.

À côté de ça, mettez en place une procédure afin de faire des backups réguliers de vos données d’entreprise. Et rédigez un plan pour restaurer vos banques de données, au cas où un problème surviendrait malgré vos précautions. Important : sensibilisez vos collaborateurs à ces dangers et expliquez-leur comment prévenir des problèmes, par exemple en attirant l’attention sur les risques liés aux smartphones et autres appareils intelligents.

Vos risques sont-ils suffisamment répartis ?

« Ne mettez pas tous vos œufs dans le même panier », dit un proverbe populaire. Ceci vaut pour plusieurs domaines : ne laissez pas votre réussite dépendre d’un ou de plusieurs clients, fournisseurs ou partenaires de distribution. Car si l’un d’entre eux vous fait faux bond, de manière intentionnelle ou non, votre château de cartes aussi pourrait s’effondre.

Votre entreprise continue-t-elle à fonctionner sans lieu physique ?

Supposons que pour l’une ou l’autre raison vous ne pouvez plus travailler dans votre bâtiment d’entreprise habituel ou une partie importante de celui-ci, comment ferez-vous pour que les affaires continuent à tourner ? Tous vos collaborateurs peuvent-ils télétravailler ? Pouvez-vous facilement joindre et gérer les personnes qui ne travaillent pas au bureau ?

Si dès maintenant vous réfléchissez à toutes vos possibilités, la reprise de vos activités sera beaucoup plus aisée si soudainement une telle situation vous arrivait.

Avez-vous une réserve financière ?

L’argent doit circuler, mais il ne peut mal d’en garder un peu sur le côté au cas où. Dans votre plan financier aussi, il vaut mieux prévoir d’éventuelles dépenses imprévues ou une brusque diminution des revenus. Prévoyez une réserve sur un compte d’épargne ou dans un produit financier vous permettant de libérer votre argent rapidement.

En plus, en choisissant les bonnes assurances pour votre entreprise, vous protégerez vos revenus. Une assurance pertes exploitation compensera une partie de vos pertes de chiffre d’affaires en cas de dégâts. Et une assurance revenu garanti paiera votre salaire en tant que gérant lorsque vous êtes en incapacité de travail.

Vos collaborateurs savent-ils gérer le changement ?

C’est important, parce que si votre entreprise soudainement ne fonctionne plus ou doit le faire de façon totalement différente, vos collaborateurs aussi devront s’adapter du jour au lendemain. Dans une culture d’entreprise où chaque collaborateur ose et peut prendre des responsabilités, votre entreprise s’adaptera plus facilement à des circonstances difficiles.

Une culture d’entreprise résiliente vous aidera à traverser une crise plus facilement, mais vous aidera aussi à mieux adapter votre entreprise aux rapides évolutions sociétales, technologiques et économiques.

Conseil bonus : actualisez vos assurances régulièrement

Tout change constamment : votre entreprise, votre situation personnelle, le contexte dans lequel vous travaillez… Il est important que vos assurances évoluent avec les besoins de votre entreprise. Nous nous ferons un plaisir de vérifier pour vous si des mises à jour sont nécessaires.